Kiedy wzmocnić zespół Dynamics 365 Finance and Operations zewnętrznym konsultantem

Większość firm, które sięgają po zewnętrznego konsultanta Dynamics 365 Finance and Operations, nie potrzebuje partnera wdrożeniowego, tylko konkretnej osoby na konkretny okres. Poniżej siedem sytuacji, w których to ma sens, z opisem, jak każda wygląda od środka, jaka rola jest zwykle potrzebna i na jak długo.

Sytuacje wybraliśmy na podstawie tego, z czym firmy i integratorzy przychodzą do nas najczęściej. Nie są teoretyczne. Każdą z nich widzieliśmy wiele razy, w firmach produkcyjnych, handlowych i usługowych, w polskich spółkach grup międzynarodowych i u partnerów Microsoft, którzy prowadzą własne projekty.

Jeśli rozpoznasz swoją sytuację w jednym z nagłówków, przejdź od razu do niego. Jeśli żaden nie pasuje dokładnie, zacznij od sekcji o pięciu sygnałach, bo zwykle problem jest wcześniej widoczny w zespole niż w harmonogramie.

‍

Pięć sygnałów, że zespół potrzebuje wzmocnienia

Zanim pojawi się konkretna sytuacja z listy poniżej, zespół D365 zwykle wysyła sygnały, które łatwo zignorować, bo każdy z osobna wygląda jak zwykły gorszy miesiąc.

1. Backlog zgłoszeń rośnie od trzech miesięcy. Nie skacze, rośnie. Zespół zamyka tyle samo zgłoszeń co wcześniej, ale przychodzi ich więcej, bo firma rośnie, a system nie.
2. Jedna osoba wie wszystko. Gdy urlop jednego konsultanta oznacza, że przez dwa tygodnie nikt nie dotyka środków trwałych albo integracji z bankiem, ta osoba jest ryzykiem operacyjnym, a nie tylko pracownikiem.
3. Nadgodziny stały się normą przy każdym zamknięciu miesiąca. Zamknięcie, które kiedyś trwało pięć dni, trwa osiem, a zespół IT siedzi z księgowością do wieczora.
4. Terminy regulacyjne wyznaczają harmonogram IT. Jeśli w ostatnim roku każdy duży projekt był reakcją na zmianę przepisów, a nie na potrzebę biznesu, zespół nie ma przestrzeni na nic poza zgodnością.
5. Partner wiodący albo centrala pyta, czy macie kogoś lokalnie. To pytanie oznacza, że po ich stronie już policzono, że rollout do Polski bez lokalnej osoby się nie uda.

Dwa z tych sygnałów naraz to moment, w którym rozmowa o zewnętrznym konsultancie przestaje być teoretyczna. Trzy to moment, w którym zwykle jest już konkretna sytuacja z listy poniżej.

‍

Globalny partner prowadzi rollout do polskiej spółki i potrzebujesz kogoś na miejscu

Grupa wdraża Dynamics 365 Finance and Operations z jednego template we wszystkich krajach. Partner wiodący siedzi w Londynie, Monachium albo Sztokholmie, zna template na wylot i nie zna polskiej lokalizacji.

Objawy

Warsztaty z polską księgowością prowadzi po angielsku konsultant, który nie wie, czym jest biała lista VAT, i protokołuje ją jako „local requirement to be clarified”. Lista otwartych punktów lokalizacyjnych rośnie z tygodnia na tydzień, a każdy z nich czeka na kogoś, kto przetłumaczy przepis na konfigurację. Testy akceptacyjne wymagają od głównej księgowej czytania scenariuszy po angielsku i tłumaczenia błędów z powrotem. Data go-live polskiej spółki przesuwa się, bo KSeF „jeszcze nie działa”, a nikt po stronie partnera nie potrafi powiedzieć, co dokładnie nie działa.

Rola i czas

Konsultant funkcjonalny finanse z doświadczeniem w polskiej lokalizacji, który pracuje w dwóch językach: po polsku z księgowością, po angielsku z partnerem. Zwykle trzy do sześciu miesięcy, z natężeniem wokół warsztatów lokalizacyjnych, UAT i go-live, a potem przez pierwsze zamknięcie miesiąca i pierwszą wysyłkę JPK. Przy większej liczbie rozszerzeń lokalnych dochodzi deweloper X++ na dwa do trzech miesięcy.

Jak w tym pomagamy

Wchodzimy jako lokalny konsultant pod partnerem wiodącym, w jego metodyce i narzędziach, z jasnym podziałem odpowiedzialności: partner odpowiada za template i harmonogram, my za zgodność z polskimi przepisami i testy z polskim biznesem. Nasze rozszerzenia ANEGIS KSeF i ANEGIS JPK są gotowe i zbudowane na modelu extension, więc partner nie musi ich budować od zera ani utrzymywać po swojej stronie. Robiliśmy to w rolloutach dla grup takich jak WPP i NCC, więc wiemy, jak wygląda rozmowa z architektem template, który nie chce żadnych lokalnych zmian, i jak ją zakończyć kompromisem, który przejdzie przez aktualizacje.

‍

Odchodzi kluczowy konsultant z Twojego wewnętrznego zespołu

Masz własny zespół D365, dwie albo trzy osoby. Jedna z nich właśnie złożyła wypowiedzenie, a to była ta, która wie, jak działa integracja z bankiem, dlaczego środki trwałe amortyzują się tak, a nie inaczej, i gdzie są wszystkie wyjątki.

Objawy

Dokumentacja jest sprzed dwóch lat i opisuje system, którego już nie ma. Rekrutacja na stanowisko konsultanta F&O trwa w Polsce od trzech do sześciu miesięcy, a okres wypowiedzenia to miesiąc albo trzy. Pozostali członkowie zespołu znają swoje obszary, ale nie ten. Biznes jeszcze nie wie, że coś się zmieni, i planuje na pierwszy kwartał nowy proces fakturowania, który dotyka dokładnie tego obszaru.

Rola i czas

Konsultant funkcjonalny na zastępstwo, zdalnie, w obszarze odchodzącej osoby. W pierwszym miesiącu jego zadaniem jest przejęcie wiedzy, dopóki odchodząca osoba jeszcze jest, i spisanie jej w Twoim repozytorium. Potem utrzymanie obszaru i bieżące zgłoszenia. Zwykle trzy do sześciu miesięcy w pełnym wymiarze, do czasu, gdy nowa osoba z rekrutacji wejdzie i przejmie zakres. Często kończy się pulą godzin na kolejne pół roku, bo nowa osoba też potrzebuje kogoś, kogo może zapytać.

Jak w tym pomagamy

Proponujemy osobę w ciągu dwóch dni roboczych, bo w tej sytuacji liczy się to, żeby nowy konsultant zdążył porozmawiać z odchodzącym. Mamy własny szablon przejęcia wiedzy: lista rozszerzeń, integracji, zadań wsadowych, okresowych czynności i osób po stronie biznesu, które wiedzą, dlaczego coś działa tak, a nie inaczej. Po miesiącu dostajesz dokumentację, której nie miałeś wcześniej, niezależnie od tego, czy zostaniemy dłużej. A gdy nowa osoba z rekrutacji wejdzie, nasz konsultant przekazuje jej zakres w taki sam uporządkowany sposób, w jaki go przejął.

‍

Go-live i hypercare przypadają w tym samym czasie co bieżące zadania zespołu

System działa i trzeba go utrzymywać, a jednocześnie za sześć tygodni uruchamiacie nowy zakres: kolejną spółkę, moduł produkcji, magazyn z WMS. Ten sam zespół ma zrobić obie rzeczy.

Objawy

Testy regresji na nowym zakresie są „prawie skończone” od trzech tygodni. Zgłoszenia z bieżącej działalności czekają dłużej niż zwykle, bo zespół jest na warsztatach. Plan cutover istnieje, ale nikt nie miał czasu go przejść na sucho. Kierownik projektu wie, że w tygodniu go-live będzie potrzebował trzech osób na telefonie przez dwanaście godzin dziennie, i ma dwie, które muszą też zamknąć miesiąc w starej spółce.

Rola i czas

Konsultant funkcjonalny plus deweloper X++ na dwa do trzech miesiące wokół daty startu: miesiąc przed na testy regresji, próbne migracje danych i cutover na sucho, tydzień go-live w pełnej gotowości, potem cztery do sześciu tygodni hypercare. Alternatywnie zewnętrzny zespół bierze na siebie bieżące zgłoszenia ze starego zakresu, a Twój zespół, który zna nowy zakres najlepiej, prowadzi go-live. Drugi wariant jest często lepszy, bo wiedza o nowym zakresie zostaje u Ciebie.

Jak w tym pomagamy

Przed startem przechodzimy z Tobą plan cutover punkt po punkcie i mówimy, co w nim zwykle pęka: kolejność migracji danych, bilans otwarcia, otwarte zamówienia, uprawnienia użytkowników. W tygodniu go-live nasz konsultant jest dostępny w godzinach, które uzgodnimy, również wieczorem, bo wtedy księguje się bilans otwarcia. Po hypercare przekazujemy listę otwartych punktów i zalecenia na pierwsze zamknięcie miesiąca. Go-live prowadziliśmy między innymi dla New Yorker, sieci z ponad 1000 sklepów, więc skala nie jest dla nas argumentem przeciw.

‍

KSeF, JPK albo inna zmiana regulacyjna ma twardy termin, a zespół jest zajęty czym innym

Termin jest ustawowy i nie przesunie się dlatego, że masz w tym czasie rollout. Konsekwencje opóźnienia ponosi dział finansów, a nie IT, więc presja przychodzi z dwóch stron naraz.

Objawy

O zmianie wiadomo od roku, ale projekt rusza na trzy miesiące przed terminem, bo wcześniej zawsze było coś pilniejszego. Zespół czyta dokumentację Ministerstwa Finansów i dokumentację Microsoft i widzi, że nie opisują tego samego. Główna księgowa pyta co tydzień, czy będzie działało, i dostaje odpowiedź, że tak, ale nikt nie potrafi pokazać testu. Kolejna wersja struktury JPK wchodzi w tym samym kwartale co aktualizacja One Version i nikt nie wie, która zmiana zepsuła który raport.

Rola i czas

Konsultant lokalizacji polskiej i deweloper X++, krótko i intensywnie, zwykle sześć do dziesięciu tygodni z datą graniczną. Konsultant odpowiada za interpretację przepisu na konfigurację i za testy z księgowością, deweloper za rozszerzenia i integrację z systemem Ministerstwa Finansów. Po terminie zwykle zostaje pula godzin na kolejne pół roku, bo przepisy się doprecyzowują, a struktury zmieniają.

Jak w tym pomagamy

Tu najczęściej wchodzą nasze gotowe rozszerzenia, bo budowanie KSeF od zera pod termin nie ma sensu ekonomicznego. ANEGIS KSeF i ANEGIS JPK są wdrożone u wielu klientów, zbudowane na modelu extension i aktualizowane przez nas, gdy Ministerstwo Finansów zmienia schemy. Konsultant, który do Ciebie wchodzi, zna te rozszerzenia od strony kodu, bo pracuje w zespole, który je utrzymuje. Dostajesz więc nie tylko osobę, ale i produkt, który ta osoba wdraża po raz kolejny, a nie pierwszy. Jeśli wolisz własne rozwiązanie, konsultant zbuduje je z Twoim zespołem, ale powiemy wprost, ile to potrwa i co to oznacza przy każdej zmianie przepisów.

‍

Przed Tobą aktualizacja One Version, upgrade albo migracja z Dynamics AX

To trzy różne sytuacje o różnej skali, ale łączy je jedno: zespół, który utrzymuje system na co dzień, rzadko ma czas i doświadczenie, żeby przeprowadzić go przez dużą zmianę wersji.

Objawy

Przy aktualizacjach One Version: każda aktualizacja to tydzień ręcznych testów, które i tak nie łapią wszystkiego, a błędy wychodzą u użytkowników. Zespół odłożył aktualizacje tak długo, jak Microsoft pozwala, i teraz musi wejść w kilka naraz. Przy migracji z Dynamics AX: Microsoft zakończył wsparcie, audytor pyta o plan, a wewnętrzny zespół zna AX na wylot i D365 z prezentacji. Nikt nie wie, które z dwustu modyfikacji w AX są jeszcze potrzebne, a które załatwia standard D365.

Rola i czas

Przy aktualizacjach One Version: tester z doświadczeniem w RSAT, który zautomatyzuje testy regresji, plus konsultant na analizę zmian w aktualizacji i poprawki konfiguracji. Zwykle dwa do czterech tygodni na cykl, a po zautomatyzowaniu testów kolejne cykle są krótsze. Przy migracji z AX układ jest inny: architekt na pierwsze sześć do ośmiu tygodni, który przejrzy modyfikacje i zaprojektuje docelowe rozwiązanie, potem konsultant i deweloper na sześć do dwunastu miesięcy, zależnie od liczby spółek, integracji i rozszerzeń, które przechodzą dalej.

Jak w tym pomagamy

Migracje z AX do D365 to jeden z naszych głównych obszarów, robiliśmy je między innymi dla BUUK Infrastructure. Zaczynamy od audytu środowiska AX: lista modyfikacji z oceną, które zastępuje standard, które trzeba przepisać na model extension, a które można porzucić. Zwykle wychodzi, że co najmniej połowa nie jest już potrzebna. Przy aktualizacjach One Version nasz tester buduje zestaw testów RSAT, który zostaje u Ciebie, więc kolejne aktualizacje Twój zespół przechodzi sam, w dwa dni zamiast tygodnia. Jeśli chcesz, żebyśmy zajęli się aktualizacjami na stałe, to jest już wsparcie serwisowe, które opisujemy osobno.

‍

Jesteś integratorem albo partnerem Microsoft i masz pik w projekcie

Prowadzisz wdrożenie u klienta. Zakres urosł, klient dorzucił dwie spółki, a Twój zespół F&O jest rozpisany na trzy inne projekty do końca roku. Rekrutacja potrwa dłużej niż projekt, a odmówić klientowi nie chcesz.

Objawy

Twój architekt pracuje na dwóch projektach naraz i na żadnym nie jest w pełni. Konsultant finansowy ma zaplanowane 120 procent czasu na następny kwartał. Klient pyta o termin kolejnej fazy, a Ty odpowiadasz ogólnie, bo nie wiesz, kim ją zrobisz. W rozmowach wewnętrznych pada słowo „podwykonawca”, a zaraz po nim obawa, że podwykonawca pozna klienta i wróci do niego sam.

Rola i czas

Dowolna z sześciu ról, które udostępniamy, pod Twoją marką, w Twojej metodyce i narzędziach. Okres zależy od projektu, zwykle od trzech miesięcy do roku. Najczęściej bierzesz konsultanta funkcjonalnego albo dewelopera, rzadziej architekta, bo tego zwykle masz, tylko zajętego. Przy rolloutach zagranicznych partnerów do Polski dochodzi konsultant lokalizacji polskiej, którego partner nie ma i nie będzie miał.

Jak w tym pomagamy

Pracujemy jako podwykonawca innych partnerów Microsoft i integratorów: pod ich marką, pod NDA, bez kontaktu z klientem końcowym poza zakresem uzgodnionym z partnerem i z zapisem o niepodbieraniu klienta w umowie ramowej. Nasz konsultant raportuje do Twojego kierownika projektu, pracuje w Twoim Azure DevOps i występuje u klienta jako członek Twojego zespołu. Dla partnerów spoza Polski umowę zawiera ANEGIS UK Ltd, po angielsku i pod prawem angielskim. Rozumiemy obawę o klienta, bo sami jesteśmy partnerem, i dlatego zapisujemy to w umowie, a nie obiecujemy ustnie. Szczegóły tego modelu opisujemy na osobnej stronie dla partnerów.

‍

Masz produkt albo integrację na Dynamics 365 i brakuje Ci dewelopera X++

Jesteś ISV z rozwiązaniem na F&O albo software house'em, który buduje integrację między swoim systemem a Dynamics 365 klienta. Masz dobrych deweloperów .NET i nikogo, kto pisał w X++ na modelu extension.

Objawy

Twój zespół próbuje obejść ograniczenia platformy zamiast w nich pracować, bo tak robi się w zwykłym .NET. Integracja działa na środowisku deweloperskim i przestaje działać po pierwszej aktualizacji One Version u klienta. Klient pyta o certyfikację rozwiązania w AppSource, a Ty nie wiesz, jakie wymagania trzeba spełnić. Rekrutacja dewelopera X++ na etat nie ma sensu, bo potrzebujesz go na trzy miesiące, a potem raz na kwartał.

Rola i czas

Deweloper X++ z doświadczeniem w rozszerzeniach, integracjach przez Data Management, OData i Business Events oraz w procesie ALM dla finance and operations apps. Zwykle jeden do trzech miesięcy na zbudowanie integracji albo rozszerzenia, potem pula godzin na kolejne aktualizacje i poprawki. Przy większym produkcie na początku dochodzi architekt na kilka dni, żeby ustawić strukturę rozwiązania tak, żeby przechodziło przez aktualizacje.

Jak w tym pomagamy

Sami budujemy i utrzymujemy własne rozszerzenia do Dynamics 365, między innymi ANEGIS KSeF, ANEGIS JPK, ANEGIS Document Flow i ANEGIS Monitoring Services, więc nasi deweloperzy znają model extension od strony produktu, a nie tylko projektu. Wiemy, jak zbudować rozwiązanie, które przechodzi przez aktualizacje Microsoft bez przepisywania, i jak przygotować je do publikacji w AppSource. Deweloper pracuje w Twoim repozytorium i Twoim procesie, a kod jest Twój. Jeśli chcesz, żebyśmy później utrzymywali integrację u Twoich klientów, możemy, ale to osobna rozmowa.

‍

Zatrudnić czy wynająć

W każdej z siedmiu sytuacji ktoś w firmie zapyta, czy nie lepiej po prostu zatrudnić. Czasem lepiej. Tabela pomaga to rozstrzygnąć bez emocji.

‍

‍

W praktyce odpowiedź najczęściej brzmi „oba”: stały, mały zespół na etacie, który zna firmę i system, plus zewnętrzni konsultanci na fale. Zespół wymiarowany na szczyt obciążenia przez większość roku nie ma co robić, a zespół wymiarowany na dolinę nie przejdzie przez go-live. Koszt etatu to też nie tylko pensja: rekrutacja, wdrożenie, szkolenia, certyfikaty, sprzęt i ryzyko, że osoba odejdzie po roku do partnera, który zapłaci więcej. Koszt wynajmu to stawka i to, że wiedza częściowo wychodzi z firmy, chyba że zadbasz o przekazanie, o czym piszemy niżej.

‍

Pierwsze dwa tygodnie: jak wygląda wejście konsultanta w trwający projekt

We wszystkich siedmiu sytuacjach konsultant wchodzi w coś, co już trwa. Nie ma kick-offu, nie ma analizy od zera, jest system, zespół i backlog. Dobrze przeprowadzone wejście zajmuje dwa tygodnie i wygląda podobnie niezależnie od sytuacji.

Dni 1 do 3: dostępy i mapa. Konsultant dostaje konta, przegląda środowiska, listuje rozszerzenia, integracje, zadania wsadowe i raporty. Rozmawia z każdą osobą w zespole przez pół godziny i pyta o jedno: co jest najbardziej kruche. Na koniec trzeciego dnia ma mapę systemu na jednej stronie, zwykle pierwszą aktualną od lat.

Dni 4 do 7: pierwsze zadania z backlogu. Celowo małe, takie, które da się zamknąć w dzień i które przechodzą przez cały proces: analiza, zmiana, test, odbiór, dokumentacja. Chodzi o to, żeby zespół zobaczył, jak konsultant pracuje, a konsultant zobaczył, jak działa proces odbioru i gdzie się zacina.

Dni 8 do 10: pierwsza rozmowa z biznesem. Konsultant siada z główną księgową albo szefem logistyki bez pośredników i pyta, co w systemie przeszkadza im najbardziej. Zwykle odpowiedź różni się od tego, co jest w backlogu, i to jest ważna informacja dla Ciebie, nie tylko dla niego.

Tydzień drugi: właściwa praca i plan. Konsultant pracuje już na docelowym zakresie, a na koniec drugiego tygodnia przedstawia Ci krótki plan: co widzi, co proponuje zrobić w pierwszej kolejności, czego mu brakuje po Twojej stronie. To jest moment, w którym decydujesz, czy ta osoba zostaje. Przy nas to też moment, w którym opiekun projektu pyta Cię wprost o pierwsze wrażenia.

Jeśli po dwóch tygodniach konsultant nie ma mapy systemu i nie rozmawiał z biznesem, coś jest nie tak, niezależnie od tego, od kogo jest.

‍

Umów bezpłatną konsultację

Opowiedz nam, która z siedmiu sytuacji jest Twoja, albo opisz swoją, jeśli żadna nie pasuje. W ciągu dwóch dni roboczych dostaniesz propozycję konkretnej osoby z CV i opisem projektów, a jeśli uznamy, że w Twojej sytuacji lepiej sprawdzi się etat albo zlecony projekt, powiemy to wprost.

‍

‍

‍