Skąd wziąć konsultanta Dynamics 365 Finance and Operations do projektu

Firma, która potrzebuje konsultanta Dynamics 365 Finance and Operations na czas projektu, ma do wyboru cztery źródła: agencję IT, freelancera, software house bez specjalizacji w Dynamics i partnera Microsoft z własnym zespołem F&O. Różnią się tym, kto odpowiada za jakość pracy, kto daje zastępstwo, gdy konsultant wypadnie, i kto rozumie system, a kto tylko rekrutuje.

Żadne z tych źródeł nie jest dobre dla wszystkich. Freelancer, który uratował jeden projekt, w innym zostawił firmę bez wsparcia na tydzień przed go-live. Agencja, która dowiozła dewelopera w pięć dni, w innym wypadku szukała konsultanta finansowego przez dwa miesiące. Partner, który daje zastępstwo i architekta za plecami, kosztuje więcej za godzinę i nie każdy zgodzi się pracować pod Twoją marką.

W tym tekście porównujemy te cztery źródła uczciwie, z plusami i minusami każdego, i mówimy, jak sprawdzić dostawcę, zanim podpiszesz. ANEGIS należy do czwartej kategorii, więc piszemy z jej perspektywy, ale pozostałe trzy mają swoje miejsce i mówimy wprost, kiedy to one są lepszym wyborem.

‍

Zacznij od trzech pytań

Zanim porównasz dostawców, odpowiedz sobie na trzy pytania. Większość nieudanych współprac z zewnętrznym konsultantem zaczyna się od tego, że ktoś kupił człowieka, a potrzebował rezultatu, albo kupił rezultat, a potrzebował człowieka.

Potrzebujesz roli czy rezultatu?

Rola to osoba, którą kierujesz: konsultant finansowy na sześć miesięcy, deweloper X++ na trzy. Rezultat to coś, co ma być gotowe na datę: działający KSeF do końca kwartału, zmigrowana spółka do końca roku. Jeśli masz własnego kierownika projektu i architekta, potrzebujesz roli i ten artykuł jest dla Ciebie. Jeśli nie masz kogo postawić nad pracą konsultanta, potrzebujesz rezultatu, czyli projektu zleconego z odpowiedzialnością za cel. Wynajęcie konsultanta i oczekiwanie, że sam poprowadzi projekt, kończy się źle dla obu stron.

Na jak długo?

Do sześciu tygodni warto rozważyć freelancera albo pulę godzin u partnera, bo koszt wejścia w projekt jest wysoki w stosunku do pracy. Od trzech miesięcy w górę liczą się zastępstwo i ciągłość, bo w tym czasie ktoś na pewno zachoruje, pójdzie na urlop albo zmieni pracę. Powyżej roku zastanów się, czy nie taniej zatrudnić na etat, i wtedy agencja rekrutacyjna jest właściwym adresem.

Kto będzie kierował pracą konsultanta?

Jeśli odpowiedź brzmi „kierownik projektu, który zna F&O”, możesz wziąć konsultanta z każdego źródła, bo sam zweryfikujesz jego pracę. Jeśli odpowiedź brzmi „kierownik IT, który F&O nie zna” albo „dyrektor finansowy”, potrzebujesz źródła, które samo odpowiada za jakość pracy konsultanta, bo Ty nie będziesz w stanie ocenić, czy decyzja o rozszerzeniu zamiast konfiguracji była dobra. To zawęża wybór do partnera z własną praktyką F&O albo do mini-zespołu z liderem.

‍

Cztery źródła konsultantów w jednym porównaniu

Tabela pokazuje, kto za co odpowiada w każdym z czterech modeli. Pierwsze trzy wiersze decydują o ryzyku projektu, pozostałe o wygodzie współpracy i koszcie.

‍

‍

W tabeli nie ma kolumny „kto jest najlepszy”, bo to zależy od Twojej sytuacji. Ostatni wiersz jest często pomijany przy porównaniu ofert, a to on decyduje o koszcie całkowitym. Poniżej opisujemy każde źródło osobno.

‍

Agencja IT

Agencja daje Ci szybki dostęp do dużej bazy kandydatów i bierze na siebie formalności: umowę, rozliczenie, czasem sprzęt. Jej odpowiedzialność kończy się w momencie, gdy konsultant zaczyna pracę.

Kiedy ma sens

Gdy szukasz osoby na długi okres, rok albo dłużej, i chcesz ją potem przejąć na etat. Agencje mają szeroką bazę i dobrze radzą sobie z rolami, których na rynku jest dużo: deweloperami .NET, administratorami, testerami ogólnymi. Przy konsultantach F&O baza jest wąska, bo większość tych ludzi pracuje u partnerów Microsoft i nie szuka pracy, więc czas pozyskania bywa dłuższy, niż obiecuje pierwsza rozmowa. Agencja ma też sens, gdy masz własnego architekta F&O, który zweryfikuje kandydata merytorycznie i poprowadzi go w projekcie.

Na co uważać

Agencja dostarcza CV, nie bierze odpowiedzialności za to, co konsultant zrobi w Twoim systemie. Kompetencje w F&O weryfikuje rekruter, który zwykle nie zna produktu, więc sprawdzenie spada na Ciebie, a bez własnego eksperta sprawdzisz tylko to, czy kandydat płynnie mówi o F&O, nie czy płynnie w nim pracuje. Gdy problem w projekcie wychodzi poza wiedzę jednej osoby, nie ma kogo zapytać. A gdy konsultant odejdzie, dostajesz nowy proces rekrutacyjny, nie zastępstwo. Zwróć też uwagę na to, czy agencja ma własnych ludzi na umowie, czy pośredniczy między Tobą a freelancerem. W drugim wypadku płacisz marżę za formalności i dostajesz ryzyka freelancera.

Jak z nią pracować dobrze

Poproś o dwóch, trzech kandydatów naraz i zrób rozmowę merytoryczną z każdym, najlepiej z zadaniem praktycznym: konfiguracja prostego scenariusza na sandboxie albo przegląd fragmentu kodu. Ustal okres próbny na dwa tygodnie z prawem do zamiany bez kosztu. Zapytaj, kto w agencji odbiera telefon, gdy konsultant przestanie odpowiadać.

‍

Freelancer

Doświadczony freelancer F&O jest często bardzo dobrym specjalistą w wąskim obszarze. Kupujesz jego wiedzę bezpośrednio, bez pośrednika, bez marży i bez nadbudowy organizacyjnej.

Kiedy ma sens

Przy wąskim, dobrze opisanym zadaniu na kilka tygodni: konfiguracja jednego modułu, jeden raport, jedna integracja, przegląd wydajności. Albo gdy znasz tę osobę z poprzedniego projektu i wiesz, czego się spodziewać. Dobry freelancer F&O jest też dobrym drugim głosem przy decyzjach architektonicznych, jeśli masz własny zespół i potrzebujesz kogoś z zewnątrz na kilka dni przeglądu.

Na co uważać

Freelancer nie ma zastępstwa. Gdy zachoruje albo dostanie lepsze zlecenie, projekt stoi, a Ty nie masz do kogo zadzwonić. Nie ma drugiej pary oczu, która sprawdzi jego decyzje projektowe, a w F&O zła decyzja o granicy standardu wraca przy każdej aktualizacji One Version przez następne lata. Dostępność dobrych freelancerów F&O w Polsce jest ograniczona i zwykle zajęta na miesiące do przodu, więc ten, kto jest dostępny od jutra, bywa dostępny z jakiegoś powodu. Sprawdź też kwestie formalne: ubezpieczenie OC, NDA, prawa do kodu, który napisze. Przy agencji i partnerze to jest w umowie, przy freelancerze musisz o to zadbać sam.

Jak z nim pracować dobrze

Opisz zadanie i kryteria odbioru na piśmie przed startem, nawet na jednej stronie. Wymagaj dokumentacji na bieżąco w Twoim repozytorium, bo po zakończeniu zlecenia freelancer znika razem z wiedzą. Miej plan B na wypadek, gdy wypadnie: nazwisko drugiej osoby albo partnera, który weźmie zadanie z dnia na dzień.

‍

Software house bez specjalizacji w Dynamics

Software house ma deweloperów, proces wytwórczy, zastępstwo i umowę z odpowiedzialnością. Rzadko ma ludzi, którzy znają procesy finansowe i łańcucha dostaw w Dynamics 365 Finance and Operations.

Kiedy ma sens

Gdy potrzebujesz czystej pracy programistycznej wokół systemu, a nie w nim: integracji przez API, portalu dla dostawców, aplikacji w Power Apps, która czyta dane z F&O, warstwy raportowej w Power BI na danych z Dataverse albo Fabric. Tam liczy się warsztat deweloperski, a nie znajomość modułów. Software house ma też sens, gdy Twój własny architekt F&O pisze specyfikacje i odbiera pracę, a deweloperzy mają je tylko wykonać.

Na co uważać

X++ bez znajomości modułów to połowa kompetencji. Deweloper, który nie wie, jak działa księgowanie faktury zakupu, zamknięcie zapasów albo rozliczenie międzyfirmowe, napisze rozszerzenie, które technicznie działa i merytorycznie psuje dane, a błąd wyjdzie przy zamknięciu miesiąca, nie w testach. Software house nauczy się F&O na Twoim projekcie i za Twoje pieniądze, co widzisz w pierwszych tygodniach jako dużą liczbę godzin przy małej liczbie rezultatów. Zastępstwo, które oferuje, to deweloper bez F&O, więc proces wejścia zaczyna się od zera. Sprawdź też, czy firma zna model extension i proces ALM dla finance and operations apps, bo deweloper przyzwyczajony do zwykłego .NET będzie próbował obejść ograniczenia platformy zamiast w nich pracować.

Jak z nim pracować dobrze

Daj mu zadania na granicy systemu, nie w jego środku. Specyfikację funkcjonalną pisz sam albo zleć konsultantowi F&O, a software house'owi zostaw implementację według niej. Wymagaj przeglądu kodu przez kogoś, kto zna X++ i model extension, zanim cokolwiek trafi na środowisko testowe.

‍

Partner Microsoft z własnym zespołem F&O

Partner, który sam wdraża i utrzymuje Dynamics 365 Finance and Operations, udostępnia konsultantów z zespołu, który na co dzień pracuje w tym systemie. Konsultant ma za sobą architektów, innych konsultantów i zastępstwo z tej samej praktyki, a firma odpowiada za jego pracę umową.

Kiedy ma sens

Gdy zależy Ci na tym, żeby ktoś poza konsultantem odpowiadał za jakość jego pracy i za ciągłość. Gdy projekt dotyka wielu modułów naraz, bo wtedy wiedza zespołu za jedną osobą ma znaczenie. Gdy nie masz własnego architekta F&O, który zweryfikuje decyzje konsultanta, i potrzebujesz, żeby ta weryfikacja była po stronie dostawcy. Gdy robisz rollout do polskiej spółki i potrzebujesz kogoś, kto zna KSeF, JPK i polskie środki trwałe z praktyki, nie z dokumentacji. I gdy zaangażowanie trwa od trzech miesięcy w górę, bo wtedy zastępstwo przestaje być teorią.

Tak pracuje ANEGIS. Udostępniamy konsultantów funkcjonalnych, deweloperów X++, architektów, testerów i konsultantów lokalizacji polskiej z własnego zespołu, który pracuje na Dynamics AX i Dynamics 365 od 2009 roku. Konsultant zaczyna zwykle w ciągu 10 dni roboczych, pracuje pod Twoim kierownikiem projektu, w Twoich narzędziach i środowiskach. Gdy wypadnie, w ciągu 10 dni roboczych wprowadzamy osobę z naszego zespołu, a przekazanie wiedzy odbywa się po naszej stronie. Masz jednego opiekuna, do którego dzwonisz, gdy coś nie działa. Szczegóły ról, modeli współpracy i rozliczenia opisujemy na stronie o wynajmie konsultantów.

Na co uważać

Partner jest zwykle droższy od freelancera za godzinę, bo w stawce jest zastępstwo, opiekun projektu i wiedza zespołu. Czy to się opłaca, zależy od tego, ile kosztuje Cię tydzień przestoju i jedna zła decyzja architektoniczna, o czym piszemy niżej. Nie każdy partner zgadza się pracować pod Twoją marką u Twojego klienta końcowego, więc jeśli jesteś integratorem, zapytaj o to na pierwszej rozmowie i poproś o zapis w umowie. Niektórzy partnerzy traktują wynajem konsultantów jako dodatek do wdrożeń i oddają do niego osoby, których akurat nie potrzebują w swoich projektach, a odbierają je, gdy pojawi się własne wdrożenie. Sprawdź, czy dostaniesz konkretną osobę z CV, czy możesz z nią porozmawiać przed podpisaniem i czy umowa gwarantuje, że zostanie u Ciebie na uzgodniony okres.

Jak z nim pracować dobrze

Traktuj konsultanta jak członka zespołu, nie jak dostawcę: włącz go w standupy, daj dostęp do biznesu, odbieraj pracę na bieżąco. Korzystaj z opiekuna po stronie partnera, zamiast rozwiązywać problemy przez konsultanta. I pytaj o wiedzę zespołu za nim, bo płacisz za nią w stawce, więc gdy pojawi się pytanie o KSeF albo o wydajność, konsultant ma je zanieść do swoich architektów, a nie szukać odpowiedzi w Twoim czasie.

‍

Kiedy łączyć źródła

W praktyce większość dojrzałych zespołów D365 korzysta z dwóch źródeł naraz. Trzy układy, które widzimy najczęściej i które działają.

Własny zespół plus partner na piki. Dwóch, trzech konsultantów in-house prowadzi system na co dzień, a partner wchodzi z pulą godzin przy aktualizacjach One Version, zamknięciu roku i zmianach regulacyjnych. Zespół nie musi być wymiarowany na szczyt, a wiedza o systemie zostaje w firmie.

Partner wiodący plus konsultant od innego partnera na lokalizację. Globalny partner prowadzi rollout z własnym template, a lokalny konsultant z doświadczeniem w KSeF i JPK dochodzi na trzy do sześciu miesięcy na polską spółkę. Układ wymaga jasnego podziału odpowiedzialności: partner wiodący odpowiada za template i harmonogram, lokalny konsultant za zgodność z polskimi przepisami i testy z polskim biznesem.

Konsultant od partnera plus freelancer na przegląd. Partner daje konsultanta i dewelopera na czas projektu, a niezależny architekt z zewnątrz robi przegląd rozwiązania raz na kwartał, kilka dni. To tanie ubezpieczenie od sytuacji, w której dostawca sam ocenia swoją pracę.

Układ, który nie działa, to dwóch dostawców na tym samym zakresie bez jednego kierownika po Twojej stronie. Wtedy każdy błąd jest winy drugiego, a Ty płacisz za obu.

‍

Jak porównać oferty, gdy stawka to nie wszystko

Stawka za godzinę jest jedyną liczbą, która jest w każdej ofercie, dlatego to ona wygrywa porównania. Koszt całkowity zaangażowania składa się z pięciu elementów, a stawka jest tylko jednym z nich.

1. Czas wejścia w projekt. Konsultant, który zna F&O i pracował w podobnej branży, jest produktywny po tygodniu. Deweloper bez F&O po miesiącu. Różnica to trzy tygodnie płacone bez rezultatu, co przy niższej stawce często zjada całą oszczędność.
2. Czas Twojego kierownika projektu. Osoba z agencji albo freelancer wymagają od Ciebie weryfikacji merytorycznej i pilnowania jakości. Konsultant od partnera z opiekunem wymaga mniej. Policz, ile godzin Twojego PM-a albo architekta idzie na nadzór przy każdym źródle.
3. Koszt przestoju. Tydzień bez konsultanta przed go-live kosztuje przesunięcie daty, czyli kolejny miesiąc utrzymania dwóch systemów, przedłużenie umowy z partnerem wiodącym i niezadowolony biznes. Zastępstwo w dniach zamiast tygodni ma konkretną wartość, którą możesz oszacować na podstawie własnego harmonogramu.
4. Koszt błędu. Zła decyzja o rozszerzeniu zamiast konfiguracji wraca przy każdej aktualizacji. Błąd w księgowaniu wychodzi przy zamknięciu miesiąca i kosztuje korekty, czas księgowości i czasem rozmowę z audytorem. Źródło, które ma architekta za plecami konsultanta, obniża to ryzyko.
5. Koszt zakończenia. Wiedza, która odchodzi razem z osobą, to koszt odtworzenia jej przez następną. Dostawca, który dokumentuje na bieżąco w Twoim repozytorium i kończy sesją przekazania, zostawia Ci więcej niż ten, który wystawia ostatnią fakturę i znika.

Poproś każdego dostawcę, żeby odniósł się do tych pięciu punktów na piśmie. Ten, kto odpowie konkretnie, prawdopodobnie robił to wcześniej. Ten, kto wróci do stawki, sprzedaje godziny.

‍

Jak sprawdzić dostawcę przed podpisaniem

Siedem pytań, które warto zadać każdemu z czterech źródeł. Odpowiedzi powiedzą Ci więcej niż oferta.

1. Czy mogę porozmawiać z konkretną osobą przed podpisaniem i dostać jej CV z opisem projektów? Jeśli nie, kupujesz obietnicę, nie konsultanta. Rozmowa powinna być merytoryczna, z udziałem kogoś, kto zna F&O, albo z zadaniem praktycznym.
2. Kto zastąpi tę osobę, gdy wypadnie, i w jakim czasie? Poproś o konkretną liczbę dni, nie o zapewnienie, i o to, czy zastępca będzie z tego samego zespołu, czy z rynku.
3. Kto po stronie dostawcy odpowiada za jakość pracy konsultanta w trakcie projektu? Jeśli odpowiedź brzmi „konsultant”, nie ma nikogo. Poproś o nazwisko i o to, jak często ta osoba będzie się z Tobą kontaktować.
4. Czy zespół ma za sobą rollouty międzynarodowe i pracę pod partnerem wiodącym? To sprawdza, czy ludzie umieją pracować w czyjejś metodyce, zamiast przekonywać Cię do swojej.
5. Czy ktoś z zespołu robił KSeF i JPK w Dynamics 365 Finance na produkcji? Dokumentacja Microsoft to nie to samo co działająca spółka z urzędem skarbowym po drugiej stronie.
6. Czy konsultant będzie pracował w moich narzędziach i środowiskach, czy w swoich? Odpowiedź mówi, kto kontroluje projekt i gdzie zostanie dokumentacja po jego zakończeniu.
7. Jeśli jestem integratorem: czy pracujecie pod moją marką i podpiszecie zakaz kontaktu z moim klientem? Poproś o zapis w umowie, nie o ustne zapewnienie.

‍

Czerwone flagi

Kilka sygnałów, które w naszym doświadczeniu zapowiadają problemy, niezależnie od źródła.

• Dostawca nie chce pokazać konkretnej osoby przed podpisaniem, bo „zespół jest duży i ktoś się znajdzie”.
• CV konsultanta ma same wdrożenia jako „członek zespołu”, bez jednego, w którym odpowiadał za obszar.
• Dostawca obiecuje start od poniedziałku dla każdej roli, którą wymienisz. Dobrzy ludzie są zajęci, uczciwy dostawca powie Ci, kiedy będą wolni.
• Umowa nie mówi nic o własności kodu i dokumentacji.
• W rozmowie pada „bez problemu” na każde pytanie, włącznie z tymi o KSeF, white-label i zastępstwo. F&O to system, w którym problemy są normalne, a dostawca, który ich nie widzi, nie widział jeszcze projektu.

Umów bezpłatną konsultację

Zadaj nam siedem pytań z tego artykułu. Odpowiemy na każde na pierwszej rozmowie, a w ciągu dwóch dni roboczych zaproponujemy konkretną osobę do Twojego projektu. Jeśli po rozmowie uznamy, że lepiej sprawdzi się u Ciebie inne źródło, powiemy to wprost.

‍