200 tysięcy, 400 tysięcy, milion euro. Ile naprawdę kosztuje przechowywanie historii w D365 F&O.

Dwieście tysięcy euro. Czterysta tysięcy euro. Milion euro. To trzy estymacje, które przeprowadziliśmy dla naszych klientów. I wszystkie dotyczą tego samego, pozornie niewinnego składnika: dodatkowych kosztów subskrypcji Dynamics 365 wynikających wyłącznie ze storage'u bazy danych. Nie magazynu plików, nie infrastruktury, nie licencji użytkowników. Samej przestrzeni, w której środowisko przechowuje dane. W przeważającej części: dane, których nikt już nie używa.

Czy to dużo? Uważamy, że to bardzo duże liczby. Tym bardziej, że organizacje są zobligowane zapłacić je nie za funkcjonalności, nie za rozwój produktu, nie za lepsze operacje, tylko wyłącznie za historię. W tym artykule rozbieramy ten rachunek na części: skąd biorą się takie kwoty, jak działa cennik add-onu Database Capacity, jak policzyć własną ekspozycję krok po kroku i z czego ta kwota faktycznie się składa. Bo jej struktura jest równie zaskakująca jak wysokość.

‍

Trzy realne estymacje. Skąd się wzięły te kwoty

Wymienione estymacje nie są scenariuszami skrajnymi, lecz wynikami analiz przeprowadzonych dla organizacji o różnej skali. Od średnich instalacji po duże, wieloletnie środowiska. Mechanizm w każdym przypadku był ten sam: konsumpcja przestrzeni bazodanowej środowisk Dynamics 365 Finance & Operations (D365FO) przekraczała pojemność należną z subskrypcji, a różnicę. Zgodnie z podręcznikiem licencyjnym. Należy pokryć dodatkowymi subskrypcjami. Rozstrzał kwot bierze się z dwóch zmiennych: skali przekroczenia oraz wieku instalacji, bo balast danych historycznych narasta z każdym rokiem eksploatacji. Wspólny mianownik jest jednak jeden. Żadna z tych organizacji nie planowała tego wydatku, ponieważ żadna nie śledziła konsumpcji względem limitu.

‍

Mechanika cennika add-onu Database Capacity

Gdy konsumpcja przekracza należną pojemność, jedyną drogą do zgodności licencyjnej. Poza redukcją danych. Jest add-on Database Capacity for Dynamics 365 Finance and Operations. Jego cennik jest prosty, ale ma konstrukcję, którą warto zrozumieć, zanim policzy się własny rachunek.

448,80 EUR/GB/rok poniżej 1000 GB, 337,20 EUR powyżej

Add-on ma dwa poziomy cenowe (stan na 2026 rok). Klienci, którzy zamierzają zakupić mniej niż 1000 GB dodatkowej pojemności, płacą 448,80 EUR za gigabajt rocznie. Klienci przekraczający zakup 1000 GB korzystają ze stawki 337,20 EUR za gigabajt rocznie. Kluczowe słowo brzmi „rocznie”. To nie jest jednorazowy wydatek na powiększenie dysku, lecz subskrypcja odnawiana co roku, dopóki konsumpcja pozostaje powyżej limitu. A ponieważ baza rośnie, rachunek bez interwencji rośnie razem z nią.

Paradoks progu: dlaczego duzi płacą mniej za gigabajt, a więcej łącznie

Konstrukcja dwóch progów tworzy pozorną ulgę: im większe przekroczenie, tym niższa stawka jednostkowa. W praktyce niższa cena za gigabajt jest sygnałem skali problemu, nie oszczędnością. Organizacja kwalifikująca się do stawki 337,20 EUR wydaje na add-on co najmniej kilkaset tysięcy euro rocznie. Warto też zauważyć, że rabat wolumenowy osłabia naturalny hamulec: skoro kolejne gigabajty są „tańsze”, decyzja o porządkach wydaje się mniej pilna. Rachunek całkowity mówi co innego.

‍

Rachunek dla hipotetycznego klienta krok po kroku

Prześledźmy pełne wyliczenie na wartościach opartych o realne proporcje z naszych analiz.

Wyliczenie należnej pojemności z subskrypcji

Należna pojemność (Database Storage Capacity) jest sumą składników wynikających z licencji: pełnych stanowisk użytkowników, licencji typu activity, licencji device oraz puli dodawanej przez środowiska. Każde środowisko Microsoft Managed wnosi około 10 GB. Dla naszego klienta suma tych składników daje 658 GB.

Konsumpcja 2013 GB = 456 906 EUR rocznie

Konsumowana przestrzeń. Liczona jako suma wszystkich środowisk Microsoft Managed w obrębie tenanta, czyli Tier 2–5 plus produkcja. Dotyka 2013 GB. Przekroczenie wynosi więc 1355 GB. Ponieważ brakująca pojemność przekracza 1000 GB, zastosowanie znajduje niższa stawka: 1355 GB × 337,20 EUR = 456 906 EUR rocznie. Tyle kosztują dodatkowe subskrypcje konieczne do zakupienia wyłącznie po to, aby utrzymać zgodność z podręcznikiem licencjonowania Dynamics 365. Bez ani jednej nowej funkcji w zamian.

Przeliczenie na złotówki i etaty. Koszt w języku zarządu

Po przeliczeniu na złotówki mówimy o kwocie rzędu dwóch milionów złotych rocznie (dokładna wartość zależy od bieżącego kursu euro). W języku budżetu IT to równowartość kilkunastu rocznych wynagrodzeń specjalistów, wieloletni budżet rozwoju systemu albo koszt niejednego całego wdrożenia. Wydawany co roku na przechowywanie danych, po które nikt nie sięga. Tak sformułowany rachunek zwykle kończy dyskusję o tym, czy temat retencji danych jest „techniczny”: jest finansowy, a technicznych ma tylko sprawców.

‍

Za co płacisz naprawdę: struktura tej kwoty

Wysokość rachunku to jedno; jego struktura to drugie zaskoczenie. I zarazem dobra wiadomość, bo wskazuje, gdzie leży uzysk.

70–80% to indeksy, nie dane

Rozmiar każdej tabeli składa się z danych, indeksów i niewielkiej przestrzeni prealokowanej. W wielu przypadkach, zwłaszcza dla tabel operacyjnych, rozmiar indeksów znacząco przekracza rozmiar danych. A w skali całej aplikacji indeksy odpowiadają bardzo często za 70–80% konsumowanej przestrzeni. Jeżeli więc spojrzeć na sam ładunek informacyjny, faktyczne dane stanowią skromny ułamek kwoty z rachunku. Z naszych obserwacji wynika dodatkowo, że około 20% przestrzeni indeksów przypada na indeksy w ogóle nieużywane. Organizacja płaci pełną stawkę za struktury, po które system nigdy nie sięga, i na które. Co warte podkreślenia. Nie zawsze miała wpływ, bo schemat indeksów współtworzą standard, partnerzy i automaty Microsoftu.

Ile z tego to sandboxy będące kopiami produkcji

Drugi składnik struktury to środowiska nieprodukcyjne. Ponieważ do limitu liczy się suma wszystkich środowisk Microsoft Managed w tenancie, a środowiska testowe zazwyczaj powstają jako wierne kopie produkcji, każdy sandbox powiela pełny ciężar danych produkcyjnych. Dokładając do puli należnej jedynie około 10 GB. Przy produkcji ważącej od stu do dwustu gigabajtów w średnich instalacjach i powyżej terabajta w dużych, każda replika to znaczący udział w rachunku. Środowiska te rzadko są redukowane: powstają na potrzeby incydentów i projektów, a potem trwają. I płaci się za nie co roku.

‍

Alternatywa: koszt redukcji vs koszt subskrypcji

Rachunek decyzyjny sprowadza się do porównania dwóch pozycji. Pierwsza. Add-on: koszt powtarzalny, rosnący z bazą, niedający nic poza zgodnością licencyjną. Druga. Redukcja konsumpcji: jednorazowy projekt obejmujący zadania czyszczące, wyłączenie nieużywanych indeksów, odchudzenie lub eliminację sandboxów i archiwizację danych historycznych, domknięty powtarzalną procedurą roczną. W przykładzie z tego artykułu stawką jest 456 906 EUR rocznie; nawet zachowawcza redukcja konsumpcji o połowę oznacza kilkaset tysięcy euro uniknionych kosztów w każdym kolejnym roku. A przy okazji krótsze backupy, sprawniejsze batche i szybsze raporty, bo mniejsza baza to także wydajniejsze środowisko. Skoro 70–80% ciężaru to indeksy, a znacząca część reszty to sandboxy i dane bez wymogu retencyjnego, potencjał redukcji w typowej instalacji jest duży. I mierzalny przed podjęciem decyzji, na podstawie analizy rozmiarów tabel.

Chcesz poznać swój rachunek, zanim wystawi go audyt? Skontaktuj się z nami. Wyślemy prostą instrukcję self-checku. Wystarczą zrzuty z Power Platform Admin Center i wynik skryptu SQL badającego rozmiary tabel na środowisku testowym, a przygotujemy estymację możliwych uzysków i ofertę fixed price na ich realizację.

‍

‍