Jak zaadaptować firmę do zmian rynkowych wywołanych inflacją? O praktycznych rozwiązaniach w systemie Microsoft Dynamics 365

Microsoft Dynamics 365 jako narzędzie do pomocy w walce z inflacją

Podczas mojej ponad 20-letniej pracy w charakterze doradcy biznesowego firm z niemal każdej branży, poznałem przekrój przedsiębiorstw i ich mocne oraz słabe strony, mniej lub bardziej podatne na zawirowania rynku. Niektórzy przedsiębiorcy wręcz oczekują niestabilności na rynku, aby samemu ustalać i kontrolować reguły, które nim rządzą. Zdecydowana większość firm, by stabilnie funkcjonować, musi posiadać „automatycznego pilota”, działającego jak np. asystent zmiany pasa ruchu w samochodzie. Od 10 lat jestem certyfikowanym trenerem Microsoft i znam narzędzia informatyczne, dzięki którym każda firma może mieć takiego osobistego asystenta.

Na niezbadanych wodach inflacji

Skali inflacji i elementów z nią związanych w obecnej sytuacji społeczno-ekonomicznej nie da się przewidzieć.  Tak samo jak nie da się przewidzieć, jak długo będzie ona trwać, czego potwierdzeniem są ciągłe zmiany w deklaracjach polityków i ekonomistów. Jedynym wnioskiem, jakim mogę się podzielić i który wyciągam, przeglądając informacje w międzynarodowych mediach, jest ten, że inflacja będzie nam towarzyszyć przez najbliższy czas i musimy być do niej przygotowani. Jak to zrobić?

Elementy rynku, które można kontrolować w Dynamics 365

Jeśli wiemy, że na horyzoncie są góry lodowe, z którymi grozi nam zderzenie, to na bazie tej cennej wiedzy możemy zbudować arkę lub, jak to określiłem wcześniej, automatycznego asystenta. Obecnie górami lodowymi są galopujące ceny, zmienny kurs wymiany walut, braki w dostawach towarów i materiałów. Wszystkie te elementy wpływają bezpośrednio na kondycję finansową naszej firmy oraz pośrednio poprzez bankructwa lub zatory finansowe naszych kontrahentów.

Każda branża opiera swoje funkcjonowanie na produkcie, który oferuje na rynku. Pierwsze większe niekontrolowane fluktuacje na rynku mieliśmy ponad dekadę temu podczas kryzysu finansowego (2007-2009). Jako pierwszy zaprojektowałem wtedy dwa rozwiązania dla systemu ERP, które dają firmom mechanizmy kontroli i adaptacji do zmiennych wskaźników rynku.

Automatyzacja w kartotekach towarowych

Pierwsze rozwiązanie oparte jest o rozbudowane wskaźniki na kartotece towarowej wraz z automatycznym procesem zamawiania i zaznaczania transakcji. Każda kartoteka w systemie prezentowana jest w kilku walutach przy założeniu, że jedna waluta jest walutą główną. Na podstawie zmieniających się zmian kursów automatycznie zmienia się wartość danej kartoteki. Ważnym elementem tego rozwiązania jest definicja ceny sprzedaży minimalnej i sugerowanej z określeniem odpowiedniego kanału sprzedaży.

System na podstawie wprowadzonych danych sprawdza rentowność każdej kartoteki dla każdej jednostki w systemie (firma, magazyn). Autopilot kontroluje zamawianie towarów poprzez badanie rynku dostawców i oferentów. Realizacja tych założeń jest możliwa poprzez wbudowaną integrację kategorii produktowych w systemie ERP z kategoriami produktowymi dostawców w tzw. Panelu Integracji.

Panel Integracji jest systemem do pozyskiwania i mapowania danych pomiędzy trzema obszarami: dostawcami, Dynamics 365 i kanałem dystrybucyjno-sprzedażowym. System na podstawie parametrów przeszukuje kategorie produktowe dostawców, następnie mapuje ich do naszej hierarchii produktów w D365. Należy w tym miejscu podkreślić, że bardzo ważnym elementem jest nie tylko mapowanie kategorii produktów dostawców, ale również różnych jednostek miar, szablonów produktów, a na końcowym etapie - uwspólnianie nazewnictwa wyświetlanego produktu. Tak określony produkt poprzez uprawnienia do prezentacji danych może być widoczny w systemach odbiorców lub w kanałach dystrybucyjnych z określoną przez nas marżą oraz czasem dostawy.

W przypadku dostawców - przeszukiwania rynku obejmują trzy podstawowe parametry: dostępność, cenę i transport. Autopilot zabezpiecza pozycję naszej firmy na rynku poprzez weryfikowanie nas jako dostawcę, czyli pozycjonowanie cen naszych produktów i badanie rynku pod kątem zapotrzebowania na nie. Jeśli parametry naszych produktów odbiegają od ustalonych wcześniej wartości wówczas automatycznie jest uruchamiany „czynnik naprawczy” - dział logistyki na bazie tych danych weryfikuje i modyfikuje transakcje, które bezpośrednio niekorzystnie wpłynęły na nasz wizerunek na rynku, oraz zwiększanie stoku magazynowego.

Kontroling procesowy

Ja jestem zwolennikiem drugiego rozwiązania, które jest oparte na kontrolingu procesowym. Poprzez proces rozumiemy cały łańcuch dostaw od momentu zamówienia towarów lub komponentów do momentu sprzedaży towarów i produktów do kontrahentów. Obecnie działy kontrolingowe zbierają dane po wykonanej sprzedaży, agregując koszty sprzedaży produktów wraz z kosztami pośrednimi i bezpośrednimi na każdą jednostkę produktu.

Podczas wspomnianego wcześniej kryzysu ekonomicznego wraz z zespołem zdefiniowaliśmy wszystkie elementy, które automatycznie alokowały się bezpośrednio na jednostkę produktu jeszcze przed dokonaniem sprzedaży. Wbudowany asystent mógł zablokować każdą transakcję rozchodową, która budziła zastrzeżenia co do jej rentowności. Realizacja założenia była możliwa poprzez dostosowanie obszarów finansowych i logistycznych. Powstało wiele wbudowanych mechanizmów, które automatycznie alokowały koszty bezpośrednio na jednostkę produktu. Przykładami może być tutaj alokacja księgowanych odrębnych faktur transportowych czy marketingowych.

Monitoring instrumentów bankowych

Niepewność rynku, a co za tym idzie - niepewność naszego cash flow - wymusiła na przedsiębiorcach korzystanie z instrumentów bankowych takich jak ubezpieczenie i faktoring. W systemie ERP powstał moduł do komunikacji z bankami w tym zakresie. Każda faktura określona odpowiednim produktem bankowym miała swoje odzwierciedlenie w koszcie sprzedaży jednostki produktu w ramach danej faktury. Kontroler finansowy w firmie w każdej chwili może oznaczyć daną fakturę do ubezpieczenia lub do uzyskania płatności z banku. W przypadku faktoringu bank wysyła płatność za daną fakturę, a należną sobie kwotę oblicza na podstawie faktycznego wpływu od odbiorcy. Ten proces oznaczania faktur do planowanych kosztów związanych z faktoringiem, ubezpieczeniem, wraz z ewidencją zaimportowanych bankowych kosztów rzeczywistych, automatycznie rejestrowany jest w tabelach kontrolingowych. Na podstawie tych danych kontroler finansowy podejmuje decyzje o sposobie dalszej współpracy z danym odbiorcą. Każda jednostka produktu w zdefiniowanym kontrolingu procesowym miała określone planowane koszty składowania w magazynie WMS wraz z planowanymi kosztami wysyłki w oparciu o zdefiniowany ładunek.

Użyłem sformułowania „planowane” by zaprezentować kolejne założenie asystenta, a mianowicie podpowiadanie różnych wariantów sprzedaży. Rozwiązanie kryzysowe było tak skonstruowane, aby nie blokować transakcji sprzedażowych w systemie w myśl powiedzenia „nie, bo nie”, tylko miało stymulować użytkowników do podejmowania decyzji. Logistyk na bazie informacji mógł podjąć decyzję o realizacji zablokowanej transakcji poprzez zmianę procesu logistycznego np. dostawę bezpośrednią z magazynu dostawcy.

Planowanie według różnic kursowych

Największym jednak wyzwaniem w realizacji tego rozwiązania były obszary różnic kursowych oraz benefitów związane z różnorodnymi bonusami, które otrzymujemy lub które proponujemy naszym kontrahentom. Planowanie różnic kursowych może być jednym z elementów strategicznych wpływających na naszą marżę, a więc pozycjonowanie naszych produktów na rynku. Tabela kontrolingowa zawierała zarówno planowane, jak i rzeczywiste koszty różnic kursowych w ujęciu każdej jednostki kupionego lub sprzedanego produktu. Na postawie tych danych mogliśmy planować dodatnie bądź ujemne różnice kursowe związane z rozliczeniem danego zobowiązania i należności.

Alokacja bonusów i rabatów

W przypadku modułu bonusowego mogliśmy zarejestrować każdą jednostkę produktu, uwzględniając określone kampanie zakupowe oraz sprzedażowe. Rejestracja w module zakupowym każdego wiersza zakupionego od dostawcy lub rejestracja wiersza sprzedaży dla określonego kanału dystrybucji skutkowała określeniem w czasie rzeczywistym planowanego rabatu kwotowego dla każdej jednostki produktu w tabeli kontrolingowej. Oczywiście kwoty bonusowe mogły się zsumować podczas realizacji kilku zdefiniowanych różnych umów handlowych (zakup procesora, oprogramowania, kreacja gazetki reklamowej itp.). Automatyczna alokacja rabatu oraz rzeczywisty stopień realizacji podpisanych umów rabatowych pozwalał na natychmiastowe reagowanie managerów produktu odpowiedzialnych za dane kategorie produktowe.

Optymalny kurs i rozwinięte żagle

Rozmawiam z użytkownikami powyższych rozwiązań i jestem przekonany, że w tak trudnym obecnie okresie możemy nie tylko dryfować po oceanie, ale przy implementacji powyższych narzędzi możemy wykorzystywać prądy morskie do optymalnego ustawienia fokmasztu i grotmasztu. Mając odpowiednie narzędzia, podejmujemy świadome decyzje i wiemy na przykład, że ujemna marża wynikająca z kosztu sprzedaży produktu oraz wartości przychodowej zostanie zrekompensowana w wyniku przychodu bonusów oraz różnic kursowych. System podczas każdej wykonanej bieżącej czynności zmienia wartość kosztową na każdą jednostkę transakcji magazynowej. Przy takiej konfiguracji systemu pracujemy na informacji w czasie rzeczywistym w oparciu o koszt i przychód na towarach i produktach wraz z planowanymi i rzeczywistymi elementami procesów takich jak transport i magazynowanie, kampania reklamowa, benefity i rabaty, czy też różnice kursowe i instrumenty bankowe. A to tylko kilka przykładów rozwiązań, które znajdziemy w systemie Dynamics 365 na te niespokojne czasy.