Praca zdalna – dlaczego firmy powinny tworzyć nowoczesne środowisko pracy

Zjawisko pracy zdalnej, w zasadzie do niedawna zawężone do kilku branż, zaczęło przybierać na sile wraz z niepokojącymi wydarzeniami na świecie. Stało się jednym ze sposobów radzenia sobie z niespodziewaną zmianą, ograniczeniami, w trosce o bezpieczeństwo i zdrowie człowieka.

Ale do firm i organizacji na całym świecie zaczęło przenikać już kilka lat temu.

Pokolenie pracy elastycznej

Na początku 2019 roku firma International Workplace Group przeprowadziła badanie wśród kilkunastu tysięcy pracowników z całego świata. Połowa ankietowanych odpowiedziała wówczas, że pracuje poza głównym biurem firmy przez pół tygodnia lub dłużej. Przyjmujemy, że zapytano pracowników, których pracę da się wykonywać zdalnie przy dobrej organizacji i z pomocą odpowiednich narzędzi. Oczywiście - pracownik obsługujący maszynę na linii produkcyjnej czy pracownik na budowie o pracy zdalnej może, na razie, pomarzyć (bo można podejrzewać, że w przyszłości i to się zmieni – zaawansowana technologia albo da takiemu pracownikowi narzędzia do pracy zdalnej, albo wymusi na nim zmianę pracy zautomatyzowawszy i jego zadania). Nowy rodzaj pracowników i pracodawców realizujących idee pracy elastycznej, o którym mowa w raporcie, dostał nawet swoją nazwę – generation flex.

Jak wykształcił się trend na pracę zdalną? Jakie czynniki wpływają na to, że przedsiębiorcy zmieniają politykę pracy w swoich firmach i dają pracownikom więcej swobody w określaniu tego, jak i gdzie chcą pracować? Czy jest to jeszcze trend czy już norma?

Work-life balance i nowe technologie kluczem do pracy zdalnej

Do pracowników i pracodawców zaczęło docierać, że tradycyjne myślenie o pracy nie nadąża za wyzwaniami, z którymi zderzają się firmy w XXI wieku.

Personalizacja w niemal każdej dziedzinie życia, większa mobilność i nacisk na lepszą organizację czasu, technologie przyspieszające wykonywanie zadań i, co idzie z tym w parze, oczekiwanie większej produktywności i opłacalności pracy. Do tego dynamiczne zmiany gospodarcze, ekonomiczne, polityczne i społeczne wymuszają na przedsiębiorstwach, które chcą się rozwijać i być konkurencyjne, zmiany w podejściu do trybu i polityki pracy.

Tu do dzieła wkracza praca zdalna/modern workplace/nowoczesne środowisko pracy. Nowy model pracy jest responsywny, odporny na zmiany, dopasowujący się do potrzeb i nie wiąże się z konkretną lokalizacją. A kształtują go:

Skupienie na dobrym samopoczuciu pracownika

W 2019 roku Światowa Organizacja Zdrowia uznała wypalenie zawodowe za chorobę. Zwiększa się świadomość szkodliwych efektów, jakie wypalenie zawodowe ma na zdrowie psychiczne i fizyczne. Zwykle choroba jest skutkiem chronicznego stresu, a w 60% przypadków - przyczyną nieobecności pracowników, podała The European Agency for Safety and Health at Work w swoim raporcie o stresie w pracy.

Niektóre firmy radzą sobie z tym zjawiskiem, organizując sesje relaksacyjne, programy medytacyjne i treningi, które regulują emocje, polepszają koncentrację i zwiększają wydajność pracowników, jednocześnie wpływając na poziom ich ogólnego zadowolenia. OK - to rozwiązania na miejscu.

Jest i inny sposób na obniżenie poziomu stresu i zwiększenie zaangażowania pracownika, który w praktyce okazuje się lepszy, bo o długotrwałym i stabilnym efekcie. To czterodniowy tydzień pracy, który testowała, a potem wprowadziła np. nowozelandzka firma Perpetual Guardian. Firma w nowym systemie pracy skupiła się na faktycznej produktywności, nie liczbie godzin spędzonych w biurze. Jest to jednak rozwiązanie jeszcze niepopularne, ale zbliżać do niego może praca zdalna.

Elastyczność, elastyczność, elastyczność

To słowo klucz w nowoczesnym modelu pracy. Zarówno pod względem miejsca, jak i godzin pracy elastyczność jest już wymogiem stawianym przez pracowników.

Elastyczna praca uwzględnia różnice kulturowe i określone potrzeby pracowników - daje im swobodę, której potrzebują: od rozpoczynania pracy wcześniej lub później, do pracy z dowolnego miejsca. Taka dawka autonomii w zakresie modelowania swojej pracy zwiększa satysfakcję pracownika, jego lojalność i zaangażowanie. Pracownicy, którzy z niej korzystają są rzadziej nieobecni, ponieważ dostosowują swój harmonogram pracy do życia prywatnego.

Sami pracownicy uważają, że możliwość dostosowania środowiska pracy do własnych potrzeb zwiększa ich produktywność.

Pokolenie „Z” na rynku pracy

Pierwsze, w pełni zdigitalizowane pokolenie, którego życie w świecie rzeczywistym przeplata się z życiem wirtualnym.

Młodzi pracownicy wykorzystują wirtualne media do niemal wszystkiego, również do nauki, poszerzania swoich kompetencji i pracy. Otwartości na pracę zdalną oczekują też od swoich pracodawców. Ponad 80% ankietowanych przez IWG przyznało, że z dwóch ofert pracy odrzuciło tę, która nie uwzględniała pracy zdalnej. To stanowi też wyzwanie dla działów HR, które muszą zaadaptować rekrutacje i szkolenia do potrzeb pokolenia „Z”.

Nowe pokolenie pracowników zwraca również większą uwagę na to, czy firma jest spójna w tym, jak działa a tym, jakie zasady głosi.

Technologie

Po prostu.

Już wprowadzenie sieci 5G stanowi ogromne przyspieszenie szybkości połączeń, skrócenie czasu odpowiedzi i zwiększenie niezawodności usług. Przewiduje się, że technologia ta pozwoli na przesyłanie danych niemal w czasie rzeczywistym. Pracownicy będą mogli wykonywać skomplikowane zadania w krótszym czasie, a technologia otworzy wielu firmom drzwi do pełnej transformacji cyfrowej i automatyzacji procesów.

Również sztuczna inteligencja, którą wzbogacane są narzędzia do pracy zdalnej, skraca dystans między pracownikami, usprawnia ich komunikację i współpracę.

Nacisk na współpracę

Nawet w erze cyfryzacji, współpraca w zespole nie jest łatwa. Rozproszenie pracowników i mnogość platform oraz więcej bardziej wymagających zadań może stwarzać problemy nie tylko osobom pracującym zdalnie, ale też tym pracującym w firmowym biurze.

W pracy zdalnej rozwiązaniem jest spójna komunikacja ściśle określonymi kanałami za pośrednictwem najlepiej dopasowanych do tego narzędzi.

Cechy charakterystyczne nowoczesnego środowiska pracy

Praktyki, które zostają wyparte w środowisku modern workplace to e-mail jako podstawowe narzędzie do komunikacji, tradycyjna przestrzeń biurowa i sztywne godziny pracy np. 8:00-16:00.

Firmy zarówno działające na rynku od lat, jak i nowe, pracują nad zorganizowaniem bardziej nowoczesnego środowiska, które będzie obejmowało zaawansowane sposoby komunikowania i współpracy. To nie tylko nowe technologie, przydatne narzędzia – to cała kultura współpracy, w której wszyscy grają do jednej bramki i dbają o wysoki poziom produktywności całego zespołu.

Mobilni pracownicy

Pracownicy, którzy korzystają z opcji pracy zdalnej deklarują lepszą równowagę między życiem a pracą, rzadziej biorą wolne i sprawniej korzystają z narzędzi wspierających komunikację – bo muszą umieć się nimi posługiwać, aby zachować wydajność w pracy.

Efektywna współpraca

Środowisko współpracujące, czyli takie, w którym wszyscy współdziałają sprawnie i wykorzystują maksimum swoich możliwości, żeby osiągnąć pełną wydajność. Udostępnianie i jednoczesna praca na dokumentach, dobrze zaplanowane spotkania i bieżąca współpraca mają służyć temu, żeby wykonać zadania szybko, ale precyzyjnie.

Korzystanie z danych

Firmy zbierają coraz więcej danych o klientach. Firma badawcza IDC ogłosiła, że do 2020 roku każda osoba na świecie będzie produkować 1,7 megabajtów danych na sekundę. Na taką ilość danych potrzebne jest miejsce do przechowywania – coraz więcej firm przenosi się do chmury, która jest ekonomiczna i jednocześnie bezpieczna, a usługi oferowane w chmurze potrafią te dane przetworzyć i przeanalizować.

Otwarta komunikacja

Wyzwaniem, przed którym stają firmy przekształcające swoje środowisko pracy w modern workplace jest nagłe odseparowanie osób decyzyjnych od pracowników. A pracownicy chcą wiedzieć, co dzieje się w firmie, jakie decyzje są podejmowane i dlaczego.

Otwarte kanały komunikacji są kluczowe dla podtrzymania zaufania i zaangażowania pracowników. Współpraca w grupach, stały kontakt z pracownikami za pośrednictwem platform komunikacyjnych czy spotkania, na których pracownicy otwarcie prezentują swój punkt widzenia w odniesieniu do tego, co dzieje się w firmie – to sprawdza się w elastycznym środowisku pracy.

Nowoczesne narzędzia

Korzystanie z pomocnych narzędzi i regularne szkolenia pracowników zwiększają motywację, wydajność i zaangażowanie zespołu. To też klucze do rozwoju.

Wyobraźmy sobie firmę, która korzysta jedynie z komputerów stacjonarnych, podczas gdy konkurencja już dawno przesiadła się na laptopy. Czy łatwo jej będzie utrzymać się na rynku bez mobilnych narzędzi?

Zarówno nowoczesne urządzenia, aplikacje, jak i nowe umiejętności i doświadczenie pracowników są bardzo ważne w procesie budowania i rozwijania środowiska pracy opartego na pracy zdalnej.

Narzędzia, które zdają egzamin w pracy zdalnej

Narzędzia i odpowiednia infrastruktura są istotnym elementem nowego modelu pracy. Pozwalają zachować ciągłość procesów w firmie, utrzymać sprawne zarządzanie projektami i szybką komunikację między pracownikami.

W ofercie Microsoft, którego pracownicy rozproszeni są po całym świecie i sami muszą mieć do dyspozycji najlepsze narzędzia do pracy zdalnej, znajdziemy kompletny zestaw rozwiązań obejmujących w zasadzie każdy obszar nowoczesnego środowiska pracy.

Do codziennych zadań

Pakiet Office 365 to zestaw usług i aplikacji w chmurze, który obejmuje każdy obszar pracy zespołowej w rozproszonym środowisku – komunikacja i współpraca są możliwe w dowolnym miejscu, na każdym urządzeniu. Aplikacje Office 365 umożliwiają rozmowy, konferencje online, jednoczesną pracę na wielu dokumentach, optymalną organizację pracy w harmonogramach i kalendarzach, udostępnianie interaktywnych sprawozdań i wizualizacji online. Aplikacje Office 365 są intuicyjne i przyjazne użytkownikom. I popularne wśród pracowników, bo oferują wiele użytecznych funkcji wspierających codzienną pracę.

Do tworzenia i edycji dokumentów

Na rynku dostępnych jest wiele pakietów aplikacji biurowych, jednak najbardziej znane to te opracowane przez Microsoft. Word do tworzenia dokumentów, Excel – arkuszy kalkulacyjnych, PowerPoint – prezentacji, Outlook do obsługi poczty elektronicznej to kompletny zestaw biurowy dla każdej firmy. Dzięki temu, że Office 365 działa w chmurze, użytkownik otrzymuje swoje wirtualne miejsce, w którym może przechowywać i edytować pliki i mieć do nich dostęp na każdym urządzeniu. Może też jednocześnie z innymi użytkownikami wprowadzać zmiany w tych plikach i udostępniać je podczas spotkań i na czatach.

Do przechowywania dokumentów

Wirtualne miejsce dla użytkownika to dysk OneDrive. Nie sposób o nim nie wspomnieć, mówiąc o chmurze. Bezpieczna przestrzeń, w której użytkownik może łatwo zapisać swoje pliki, tak jak do tej pory zapisywał je na swoim dysku komputerowym, umożliwia dostęp do tych plików z każdego miejsca i urządzenia połączonego z internetem lub offline. Użytkownicy mogą udostępniać innym i wspólnie pracować na dokumentach w chmurze i na bieżąco wymieniać się komentarzami. Edycja dokumentów jest możliwa na różnych platformach, bo zmiany są zapisywane na bieżąco i synchronizowane na wszystkich urządzeniach. Dostęp do plików w chmurze redukuje ilość wysłanych maili z dużymi załącznikami.

Do komunikacji i współpracy

‍Microsoft Teams to narzędzie idealne dla modern workplace – takie wirtualne biuro. Czaty, wideokonferencje i ogromne możliwości współpracy za pośrednictwem platformy pozwalają utrzymać efektywność działań bez względu na to, skąd łączą się z Teams pracownicy. Planowanie spotkań online i przydzielanie zadań, udostępnianie plików lub pulpitu podczas połączenia, funkcje telefoniczne, możliwość nagrywania spotkania czy nowe opcje, takie jak np. rozmazywanie tła, które mogłoby rozpraszać uczestników spotkania, przydają się w codziennej komunikacji. Do tego tworzenie zespołów na platformie i wspólna praca na udostępnionych plikach podnoszą wydajność zespołu i skracają czas wykonywania zadań. Microsoft Teams w pakiecie Office 365 łączy użytkowników, narzędzia i dokumenty na jednej intuicyjnej platformie.

Do wewnętrznego obiegu dokumentów

Platforma SharePoint to portal intranetowy z usługami i aplikacjami, które ułatwiają współpracę wewnątrz firmy. Jest obsługiwanym w przeglądarce bezpiecznym miejscem do przechowywania firmowych danych i plików, do którego mają dostęp tylko wskazani użytkownicy; do tworzenia witryn dla zespołów z danymi, zasobami i newsami; z funkcją inteligentnego wyszukiwania. Pliki umieszczone na SharePoint również mogą być współdzielone i edytowane przez wielu użytkowników w tym samym czasie. SharePoint jest elastyczny i bezpieczny. Zarządzanie dokumentami i współpraca między użytkownikami mogą być rozszerzane przez integrację SharePoint z OneDrive czy Power Automate i Power Apps.

Do interaktywnych raportów i wizualizacji

Pakiet usług Power BI to wiodące na rynku rozwiązanie do analizy biznesowej. Tworzą go Power BI Desktop – aplikacja dla systemu Windows, w której można tworzyć i edytować raporty z wizualizacjami, zakładkami, filtrami, z analizami w oparciu o modele danych; Power BI Service – usługa internetowa, dzięki której można budować raporty online i udostępniać je użytkownikom; Power BI Mobile – zoptymalizowana pod ekrany dotykowe aplikacja na urządzenia mobilne, która umożliwia pracownikom dostęp zarówno do danych na serwerze SQL, jak i w chmurze; Power BI Report Server – lokalny serwer raportów z dostępem do wszystkich możliwości raportowania w firmie w ramach usług SQL Server. Platforma Microsoft Power BI jest bezpieczna i skalowalna, tj. narzędzia do analizy można dodawać wedle aktualnych potrzeb.

Do tworzenia własnych rozwiązań w chmurze i analizy danych

Platforma Microsoft Azure oferuje zestaw usług, aplikacji i narzędzi w chmurze do gromadzenia, przetwarzania i analizy danych oraz środowisko do budowania własnych aplikacji. Wirtualne maszyny Azure Virtual Machines i bazy danych SQL pozwalają bezpiecznie testować i wdrażać oprogramowanie dla przedsiębiorstw. Dzięki App Service użytkownicy mogą tworzyć niestandardowe środowiska mobilne oparte na zachowaniach i preferencjach klientów. Środowisko do modelowania danych Azure Machine Learning zawiera inteligentne narzędzia i korzysta z algorytmów uczenia maszynowego – wszystko potrzebne do procesów predykcyjnych. W Cognitive Services można odnaleźć aplikacje do rozpoznawania mowy, obrazów, dźwięku – usługi oparte są na sztucznej inteligencji i sieciach neuronowych. Jeśli firmie nie jest obca idea internetu rzeczy, to skorzysta z IoT Hub – sieci, która zapewnia komunikację z milionami urządzeń IoT.