Przeciętny pracownik działu zakupów spędza od 30 do 50% czasu roboczego na czynnościach, które nie wymagają jego wiedzy merytorycznej: zbieraniu wniosków mailem, ręcznym przepisywaniu danych do systemu i pilnowaniu, czy ktoś w końcu zatwierdził to zlecenie sprzed tygodnia. To pokazują nam wyniki analiz procesów zakupowych, które widzimy regularnie przy okazji wdrożeń ERP.
Zakupy nieprodukcyjne, czyli materiały biurowe, sprzęt IT, usługi zewnętrzne, subskrypcje, to kategoria, która w większości organizacji funkcjonuje na zasadzie "jakoś to działa". Problem pojawia się w momencie, gdy firma rośnie. Przy 50 pracownikach maile z wnioskami są jeszcze do ogarnięcia. Przy 500 stają się źródłem chaosu. Przy 2000 – regularnym wąskim gardłem, które blokuje operacje.
Ten artykuł to pigułka tego, o czym razem z Aleksandrą Rurarz-O'Malley omówimy szczegółowo podczas webinaru 31 marca o 10:00. Jeśli chcesz zobaczyć cały proces na żywo w Microsoft Dynamics 365, zamiast czytać o nim, możesz zarejestrować się już teraz na stronie webinaru.
Dlaczego zakupy nieprodukcyjne są trudne do kontrolowania
Zakupy produkcyjne mają jasną strukturę: BOM, dostawcy ramowi, harmonogramy. Zakupy nieprodukcyjne są z definicji rozproszone – każdy dział kupuje co innego, u innych dostawców, w różnych kwotach i z różną częstotliwością.
W praktyce wygląda to tak: dział marketingu zamawia gadżety przez formularz PDF, IT składa zapotrzebowanie mailem, a ktoś z operacji dzwoni bezpośrednio do dostawcy, bo tak jest szybciej. Dział zakupów dowiaduje się o połowie tych transakcji po fakcie.
I tu pojawia się problem, który rzadko ktoś liczy wprost. McKinsey wskazuje, że firmy tracą średnio 8–12% wartości zakupów nieprodukcyjnych przez tzw. maverick spending – zakupy realizowane poza obowiązującymi procedurami i umowami. Przy budżecie rzędu 10 mln zł rocznie to od 800 tys. do 1,2 mln zł wydanych drożej niż powinno. Kiedy pokazuję te liczby podczas rozmów z klientami, zazwyczaj zapada chwila ciszy.
Trzy miejsca, gdzie proces się zatyka
Składanie wniosków
Pierwsza bolączka to brak jednego miejsca do zgłaszania zapotrzebowań. Maile, telefony, karteczki, arkusze Excel, bo przecież każdy dział ma swój sposób. Pracownik działu zakupów zamiast negocjować warunki z dostawcami, przepisuje dane z maili do systemu.
Katalogi zakupów, zarówno wewnętrzne, jak i zintegrowane z platformami dostawców (tzw. punch-out), rozwiązują ten problem u źródła. Pracownik wybiera produkt z katalogu, cena jest aktualna, dostawca przypisany z góry. Wniosek trafia do systemu bez interwencji działu zakupów.
W Microsoft Dynamics 365 ta funkcjonalność jest częścią standardowego modułu zakupów. Katalog punch-out pozwala pracownikowi "wyjść" na stronę dostawcy, skompletować koszyk i zaciągnąć pozycje z powrotem do D365 z cenami aktualnymi na dzień złożenia zamówienia, nie z cennika sprzed kwartału.
Akceptacja
Drugi zator to workflow akceptacyjny, a właściwie jego brak lub nadmierne uproszczenie. Dwie skrajności są równie kosztowne: wszystko trafia do jednej osoby (wąskie gardło) albo wszystko przechodzi automatycznie (brak kontroli).
Dobrze zaprojektowany workflow sam decyduje, co wymaga uwagi człowieka, a co może przejść bez zatrzymywania. Zakup materiałów biurowych za 80 zł nie powinien lądować na biurku dyrektora finansowego. Zakup licencji za 40 tys. zł powinien przejść przez co najmniej dwa poziomy weryfikacji. Ustawianie tych progów z klientami to część pracy, którą lubię najbardziej, bo wtedy widać, że firma po raz pierwszy naprawdę myśli o tym, jak jej zakupy powinny działać.
Konsolidacja zamówień
Trzecia bolączka jest najmniej widoczna, ale potrafi generować duże straty operacyjne. Kiedy każde zapotrzebowanie zamienia się automatycznie w osobne zamówienie zakupu, dział zakupów obsługuje setki dokumentów miesięcznie zamiast kilkunastu. Każde zamówienie to osobna korespondencja z dostawcą, osobna faktura, osobna książka dostaw.
Konsolidacja, czyli grupowanie zapotrzebowań od różnych pracowników w jedno zamówienie do tego samego dostawcy lub z tej samej kategorii, brzmi prosto, ale wymaga dobrego skonfigurowania reguł biznesowych w systemie. I zazwyczaj dopiero przy tej rozmowie klienci orientują się, ile zbędnej pracy generuje im brak tej funkcji.
Gdzie zaczyna się automatyzacja, a gdzie kończy się kontrola
To pytanie zadaje sobie prawie każda firma, która wdraża automatyzację zakupów po raz pierwszy. Obawa jest zrozumiała: jeśli system sam zatwierdza zamówienia, to kto odpowiada za przekroczenie budżetu?
Odpowiedź leży w konfiguracji, nie w samej technologii. Automatyzacja nie zastępuje decyzji – zastępuje ręczną pracę przy decyzjach, które i tak byłyby podjęte tak samo. Jeśli polityka firmy mówi, że zakupy biurowe do 100 zł per pracownik miesięcznie są akceptowalne bez dodatkowej zgody, to nie ma powodu, żeby każdy taki wniosek czekał dzień na akceptację menedżera.
To samo dotyczy komunikacji z dostawcami po wystawieniu zamówienia. Monitorowanie statusu dostaw, reagowanie na zmiany terminów, wysyłanie przypomnień do dostawców, którzy nie odpowiedzieli to czynności, które działy zakupów wykonują dziś ręcznie, wchodząc do Outlooka i przeklejając numery zamówień między oknami. Narzędzia AI dostępne w D365 zaczynają ten obszar automatyzować w sposób, który jeszcze dwa lata temu wymagałby osobnego projektu integracyjnego.
Jak to wygląda w praktyce? Na webinarze 31 marca o 10:00 pokażemy cały przepływ na żywym systemie: od złożenia zapotrzebowania przez pracownika, przez akceptację i konsolidację, aż po automatyczną wysyłkę zamówienia do dostawcy i obsługę odpowiedzi przez agenta AI.
Co warto przemyśleć przed wdrożeniem
Automatyzacja zakupów nieprodukcyjnych przynosi efekty szybciej niż większość projektów ERP, ale tylko wtedy, gdy organizacja wchodzi w ten projekt z dobrze przemyślanymi odpowiedziami na kilka pytań:
- Kto i na jakich zasadach może składać zapotrzebowania?
- Jakie progi kwotowe wymagają akceptacji i na jakim poziomie organizacji?
- Które kategorie zakupowe mają zatwierdzonych dostawców, a które są otwarte?
- Jak firma chce obsługiwać zakupy spoza katalogu i czy w ogóle chce je dopuszczać?
Bez odpowiedzi na te pytania nawet najlepiej skonfigurowany system będzie odbiciem dotychczasowego chaosu, tyle że zdigitalizowanego. To zdanie brzmi brutalnie, ale na rozmowach wdrożeniowych pada regularnie i regularnie okazuje się prawdziwe.
FAQ
Czy automatyzacja zakupów nieprodukcyjnych wymaga dużego projektu wdrożeniowego?
Nie zawsze. W firmach, które już korzystają z Microsoft Dynamics 365, moduł zakupów jest dostępny w ramach licencji i wymaga głównie konfiguracji: zdefiniowania katalogów, workflow i reguł konsolidacji. Czas uruchomienia podstawowego procesu liczy się zwykle w tygodniach, nie miesiącach.
Jak system radzi sobie z zakupami, których nie ma w katalogu?
W D365 można złożyć zapotrzebowanie na kategorię zamiast konkretnego produktu, z opisem, uzasadnieniem i ewentualnym załącznikiem. Tego rodzaju wnioski mogą podlegać innym regułom workflow niż standardowe pozycje katalogowe, np. wymagać dodatkowej akceptacji lub obowiązkowego uzasadnienia biznesowego.
Co się dzieje po zatwierdzeniu zamówienia? Czy dział zakupów musi dalej ręcznie kontaktować się z dostawcami?
To zależy od konfiguracji i narzędzi. W Microsoft Dynamics 365 zamówienie może trafić do dostawcy automatycznie po zatwierdzeniu. Kolejnym krokiem i tematem, który coraz częściej pojawia się przy wdrożeniach D365, jest automatyzacja korespondencji z dostawcami przy użyciu agentów AI Copilot. To obszar, który warto poznać bliżej, zanim podejmie się decyzje projektowe.
